Meetingbox Kosten: Womit du rechnen musst

Die Gesamtkosten hängen nicht nur vom gewählten Modell ab. Auch Ausstattung, technische Konfiguration, Lieferung, Montage und die gewünschte Finanzierungsform spielen eine Rolle. Deshalb lohnt es sich, zunächst festzulegen, wie viele Personen die Box nutzen sollen und welche Funktionen im Büro wirklich benötigt werden.

Meetingboxen können unterschiedlich ausgestattet und konfiguriert werden. Benötigst du beispielsweise zusätzliche Technik für hybride Meetings, eine bestimmte Innenausstattung oder individuelle Designoptionen, verändert sich die Konfiguration entsprechend. Deshalb sollte eine Meetingbox immer anhand des tatsächlichen Nutzungsszenarios geplant werden.

Neben Schallschutz und Belüftung solltest du darauf achten, wie die Box im Alltag genutzt werden soll. Bei der HUUS Meet gehören unter anderem ein elektrisch verstellbarer Tisch, aktive Belüftung, LED-Beleuchtung und Sitzflächen zur Ausstattung. Zusätzlich können je nach Konfiguration beispielsweise Monitore oder weitere Optionen ergänzt werden.

Eine Meetingbox kann eine flexible Alternative sein, wenn zusätzlicher Besprechungsraum benötigt wird, aber keine festen neuen Räume entstehen sollen. Sie wird als eigenständige Raum-in-Raum-Lösung in die vorhandene Bürofläche integriert. Dadurch entfallen klassische Baumaßnahmen wie das Einziehen neuer Wände.

Für den normalen Betrieb benötigt eine HUUS Meetingbox einen Stromanschluss. Darüber werden unter anderem Beleuchtung, Belüftung und die elektrischen Komponenten innerhalb der Box versorgt. Ein separater, fest installierter Büroraum ist für den Betrieb nicht erforderlich.

Ja. Neben der eigentlichen Box gehören auch Logistik und Aufbau zur Gesamtplanung. Die HUUS Meet ist ein größeres und komplexeres Raum-in-Raum-System und wird von geschulten Monteuren aufgebaut. Diese Leistungen sollten deshalb bei der Beschaffung von Anfang an berücksichtigt werden.

HUUS Meetingboxen sind nicht als dauerhaft in das Gebäude integrierte Räume gedacht. Bei einem Standort- oder Etagenwechsel kann die Box demontiert und an einem neuen Standort wieder aufgebaut werden. Aufgrund von Größe und Gewicht sollte das bei der HUUS Meet fachgerecht erfolgen.

Vor der Bestellung sollte geklärt werden, wo die Box stehen soll und ob am vorgesehenen Platz ausreichend Fläche und Raumhöhe vorhanden sind. Zusätzlich sollte ein geeigneter Stromanschluss erreichbar sein. So lässt sich vermeiden, dass erst bei Lieferung Änderungen am geplanten Standort notwendig werden.

Das hängt von Teamgröße, Meetingfrequenz und der Zahl vorhandener Besprechungsräume ab. Als Orientierung gilt ungefähr eine Meetingbox für 10 bis 20 Personen. In Unternehmen mit vielen parallelen Calls oder wenigen klassischen Meetingräumen kann ein höherer Bedarf entstehen.

Neben dem direkten Kauf bieten wir auch Leasing- und Mietkauf-Optionen an. Welche Variante sinnvoll ist, hängt von der jeweiligen Budget- und Investitionsplanung des Unternehmens ab. Die konkrete Finanzierungsform sollte deshalb zusammen mit der gewünschten Box und Konfiguration betrachtet werden.

Am besten wird zunächst definiert, wie die Meetingbox tatsächlich genutzt werden soll. Für klassische Team-Abstimmungen werden möglicherweise andere Funktionen benötigt als für hybride Videokonferenzen oder Präsentationen. Eine klare Trennung zwischen notwendiger Grundausstattung und optionalen Erweiterungen erleichtert die Konfiguration und macht Angebote besser vergleichbar.

Eine Meetingbox ist vor allem dann interessant, wenn kleinere Besprechungen regelmäßig große Meetingräume blockieren oder Gespräche direkt im Open Space stattfinden. Durch einen zusätzlichen abgeschirmten Besprechungsbereich können bestehende Räume gezielter genutzt und spontane Meetings aus dem offenen Arbeitsbereich verlagert werden.