De nombreuses entreprises laisseront désormais à leurs collaborateurs le choix de leur lieu de travail ; elles mettent donc en place le travail hybride. Mais l’aménagement des espaces pose alors plusieurs défis : qui s’assied où, et quand ? Y a-t-il toujours assez de bureaux pour tout le monde ? Et dispose-t-on de suffisamment d’espace pour travailler au calme ou faire des visioconférences ? Il faut donc un concept de bureau flexible et une planification efficace pour concevoir et exploiter avec succès le bureau de demain.
Le travail hybride comme modèle d’avenir
Le travail hybride semble inévitable, si l’on en croit une étude de Microsoft. Pour le “2021 Work Trend Index”, l’entreprise a interrogé plus de 31.000 salariés et indépendants dans 31 pays et a constaté que 73 % souhaitent durablement pouvoir travailler aussi à distance de manière flexible. En même temps, 67 % veulent après la pandémie davantage de contact humain et de collaboration directe avec leurs collègues. Il n’est donc pas surprenant que 66 % des dirigeants interrogés déclarent que leur entreprise envisage une transformation des espaces de bureau en travail hybride .
Ce modèle présente des avantages considérables. La satisfaction et la productivité des collaborateurs peuvent augmenter, car la possibilité de travailler à distance améliore souvent l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Grâce à un concept de bureau flexible, les entreprises peuvent réduire les coûts de loyer et d’énergie sur une surface plus petite. Un lieu de travail hybride met également les collaborateurs au centre. Il leur offre des postes de travail flexibles, précisément adaptés à leurs besoins : des espaces ouverts pour communiquer, des cabines insonorisées pour travailler de façon concentrée et des espaces collaboratifs où les équipes peuvent se retrouver et avancer ensemble sur leurs projets.
Travail hybride : plus de collaboration et de technologie
Il est clair que le travail hybride ne peut guère se mettre en place dans l’ancien concept d’espace. Ceux qui s’y accrochent se retrouvent face à des rangées de bureaux vides, tandis que les salles de réunion ne suffisent pas et que des collègues passent des appels vidéo dans le couloir pour ne déranger personne. Le travail hybride signifie souvent un modèle Remote First, afin que tous les collaborateurs soient impliqués, quel que soit leur lieu de travail actuel.
Cela fait nettement augmenter le nombre de visioconférences. Pendant la pandémie, le logiciel de visioconférence Zoom a enregistré une hausse de 2.900 % du nombre de participants aux réunions. L’entreprise a augmenté son chiffre d’affaires de 317 % en 2020 par rapport à l’année précédente. Selon une étude de Fortune Business Insights, le marché mondial de la visioconférence devrait connaître une forte croissance dans les prochaines années et atteindre un chiffre d’affaires de 12,99 milliards de dollars américains d’ici 2028.
Pour faire face à cette évolution vers une communication hybride, les salles de réunion ont besoin de l’équipement technique adéquat, afin de pouvoir organiser des appels même en plus grands groupes. Des caméras 180 degrés avec zoom automatique sur la personne qui parle, des écrans adaptés et un équipement audio, voire des outils de tableau blanc hybrides, améliorent l’expérience des visioconférences dans les équipes hybrides. Des cabines téléphoniques insonorisées comme HUUS One sont des solutions idéales pour les personnes seules, afin qu’elles puissent passer leurs appels sans déranger leurs collègues et sans bloquer pour cela de précieuses salles de réunion.
Le bureau passe d’un simple lieu de travail à un espace de rencontre et de collaboration. Les équipes se retrouvent au bureau pour les brainstormings et l’élaboration de stratégies, mais font leur travail de préparation concentré à la maison. Il est donc très probable que l’on ait besoin de davantage de salles de réunion et de moins de postes de travail.
Si le desk sharing est la règle, qu’il n’y a plus de bureaux fixes et que les collaborateurs travaillent souvent à domicile ou en déplacement, cela signifie aussi que les PC fixes appartiennent au passé ; il faut désormais des ordinateurs portables. Le travail hybride a donc aussi une influence sur les besoins matériels.
Culture d’entreprise : facteur décisif et objectif de l’aménagement
Le travail hybride peut représenter un large éventail de possibilités. Les entreprises peuvent par exemple employer un mélange de collaborateurs à distance et de personnes qui travaillent uniquement au bureau. Elles peuvent aussi fixer des jours de bureau communs pour toutes les équipes ou laisser les collaborateurs libres de choisir combien de jours par semaine ils souhaitent travailler depuis chez eux - voire leur permettre de décider spontanément.
La décision concernant le modèle de travail hybride qu’une entreprise souhaite adopter est très fondamentale. Il ne s’agit pas seulement des souhaits des collaborateurs, même s’ils doivent être associés au processus. Un facteur très important est la culture d’entreprise, qui doit se refléter dans l’espace de travail hybride.
Si la flexibilité est l’une des valeurs les plus importantes, cela peut signifier une liberté totale de choix pour les équipes. En revanche, si une entreprise souhaite créer une culture fondée sur le sentiment d’appartenance et le contact humain, le bureau doit être conçu en conséquence et les collaborateurs doivent avoir une incitation à s’y retrouver en personne. La place de marché en ligne dédiée aux artistes Etsy offre de très bons exemples de locaux qui reflètent la mission et les valeurs de l’entreprise. Les bureaux, élégants et chaleureux, disposent de nombreux espaces communs conviviaux, décorés de matériel de bricolage et où sont exposés des articles fabriqués par des vendeurs Etsy.
Les entreprises devraient définir les objectifs de leurs espaces de bureau et créer un concept. L’évolution vers le travail hybride est une grande opportunité de repenser la fonction du bureau et de choisir un aménagement qui convienne à الجميع.
Évaluer l’occupation et adapter l’aménagement
Une fois la philosophie du bureau clarifiée, des étapes pratiques suivent, concernant l’aménagement concret des espaces. Au départ se pose la question du nombre de jours moyens que les collaborateurs passeront au bureau. S’il n’y a pas de consigne de l’employeur, un sondage est pertinent, car il met en évidence les souhaits des salariés. Sur cette base, il est déjà possible d’évaluer l’occupation approximative et donc le besoin en postes de travail. Celui-ci est bien sûr plus élevé avec quatre jours de bureau par semaine qu’avec deux.
Pour l’organisation au quotidien, il existe en gros deux possibilités : des consignes fixes ou une planification intelligente. Dans la première variante, l’entreprise établit un planning, indiquant qui vient au bureau et quand. Les équipes doivent s’y tenir et ne peuvent échanger avec leurs collègues qu’à titre exceptionnel. Cette option est toutefois assez rigide et ne convient pas à la flexibilité du nouveau monde du travail avec des collaborateurs autonomes.
Des solutions logicielles pour une occupation sur mesure
Dans la deuxième possibilité, les collaborateurs peuvent décider relativement spontanément quand ils souhaitent venir au bureau. Les postes de travail et les salles de réunion sont réservés numériquement. Les très petites équipes peuvent probablement se passer d’un outil spécialisé et utiliser par exemple un calendrier en ligne ou un tableau. À partir d’une dizaine de collaborateurs, cela devient toutefois trop confus.
Les équipes plus grandes peuvent utiliser un logiciel spécialisé pour réserver les postes de travail et les salles de réunion. Dans l’outil, les collaborateurs voient directement s’il reste un bureau libre le jour souhaité et réservent la place. Si nécessaire, des équipes peuvent ainsi se réunir dans une zone précise. S’il n’y a plus de place ou de salle de conférence disponible, il faut simplement choisir un autre jour.
Julius Urban est cofondateur et CEO de Pult, un outil de coordination du lieu de travail hybride. Il explique : “La fonction du bureau a changé ; la plupart des collaborateurs*rices l’utilisent principalement comme point de contact pour collaborer et se retrouver, et non pour y travailler de 9 h à 17 h. Grâce à un logiciel, l’équipe peut voir qui est au bureau et qui travaille à distance. Il est ainsi plus facile de décider si le déplacement au bureau en vaut la peine ou non un jour donné.”
Rester flexible grâce à des solutions modulaires
Pour le nombre de bureaux, l’enquête sur l’occupation peut servir de base. Mais qu’en est-il des salles de conférence ? Là aussi, les entreprises peuvent interroger leurs collaborateurs et analyser la fréquence actuelle des réunions. Il est souvent difficile de prévoir combien de réunions en présentiel auront réellement lieu après la transition vers le bureau hybride.
Le mieux est donc que les entreprises conservent une certaine flexibilité. Par exemple, des portes coulissantes peuvent transformer une grande pièce en plusieurs espaces. Et pour de courts brainstormings avec peu de personnes, un coin salon ou une table haute peut aussi convenir. Il peut également y avoir une cour ou une terrasse sur le toit qui, si besoin et par beau temps, peut devenir un lieu de rendez-vous.
Les cabines de réunion et de téléphone offrent de très bonnes possibilités d’utiliser de manière optimale les zones inutilisées. Elles peuvent être montées ou déplacées facilement si un autre emplacement est plus pertinent. On obtient ainsi rapidement une alternative économique à une salle de conférence. Le nombre de cabines téléphoniques dont une entreprise a besoin dépend bien sûr du volume d’appels. Pour notre cabine individuelle HUUS One, nous recommandons un ratio de une cabine pour dix collaborateurs.
Flexibilité pour assurer l’avenir
Avec la flexibilité comme valeur centrale, l’évaluation continue et l’optimisation deviennent des facteurs clés de réussite. Cela peut par exemple signifier réaliser des enquêtes régulières auprès des équipes (mensuelles, trimestrielles ou annuelles) ou analyser l’utilisation du bureau à l’aide d’un logiciel. On peut ainsi l’adapter aux besoins changeants des équipes. L’outil met en évidence les jours ou périodes mensuelles particulièrement intenses et peut servir de base pour mieux ajuster l’aménagement du bureau aux besoins de l’entreprise et des collaborateurs. Julius Urban explique : “Un logiciel peut aider les entreprises à comprendre leurs surfaces de bureau et leur taux d’occupation. Il permet ainsi de tirer rapidement des conclusions, par exemple sur l’intérêt de les agrandir ou de les réduire.”
La fondatrice de HUUS, Justina Clemens, déclare : “Après la pandémie, nous devons repenser le bureau. Le bureau hybride va devenir une réalité dans de nombreuses entreprises. Il offre de nombreuses possibilités de placer la satisfaction des collaborateurs au centre tout en utilisant les espaces de manière plus efficace. La flexibilité en est la clé : Un bureau flexible est un bureau tourné vers l’avenir. Nous devrons sans cesse tester et évaluer pour trouver la meilleure solution face aux exigences actuelles. L’espace doit être aussi modulable et flexible que possible.”