De nombreuses entreprises laissent désormais à leurs collaborateurs le choix de leur lieu de travail et adoptent ainsi le travail hybride. Cette évolution soulève cependant de nouveaux défis en matière d’aménagement : qui occupe quel poste et à quel moment ? Y a-t-il suffisamment de bureaux pour tous ? Et les espaces sont-ils adaptés au travail de concentration ou aux visioconférences ? Concevoir le bureau de demain nécessite donc une approche flexible et une planification intelligente.
Le travail hybride comme modèle d’avenir
Le travail hybride semble s’imposer durablement. Selon une étude de Microsoft, 73 % des employés souhaitent conserver la possibilité de travailler à distance de manière flexible, tandis que 67 % souhaitent retrouver davantage de contacts directs et de collaboration en présentiel. Il n’est donc pas surprenant que 66 % des dirigeants envisagent déjà d’adapter leurs espaces de travail à ce nouveau modèle.
Ce mode de travail offre de nombreux avantages. Il peut renforcer la satisfaction et la productivité des équipes, notamment en améliorant l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée. Pour les entreprises, un aménagement plus flexible permet également d’optimiser les surfaces et de réduire les coûts liés aux loyers ou à l’énergie. Le bureau hybride remet avant tout l’humain au centre. Il propose des espaces adaptés à différents besoins : zones ouvertes pour l’échange, cabines insonorisées pour le travail individuel ou espaces collaboratifs pour les projets en équipe.
Travail hybride : plus de collaboration et de technologie
Le travail hybride ne peut plus s’inscrire dans les anciens schémas d’aménagement. Les rangées de bureaux vides contrastent souvent avec un manque d’espaces de réunion, tandis que les appels vidéo se multiplient dans les couloirs faute de solutions adaptées. Le travail hybride repose souvent sur un modèle remote-first, afin que tous les collaborateurs restent impliqués, quel que soit leur lieu de travail.
Cette évolution entraîne une forte augmentation du nombre de visioconférences. Pendant la pandémie, Zoom a enregistré une hausse de 2 900 % du nombre de participants à ses réunions, tandis que son chiffre d’affaires a progressé de 317 % en 2020 par rapport à l’année précédente. Selon une étude de Fortune Business Insights, le marché mondial de la visioconférence devrait poursuivre sa croissance dans les prochaines années et atteindre 12,99 milliards de dollars d’ici 2028.
Pour accompagner cette évolution vers une communication hybride, les salles de réunion doivent être équipées de solutions techniques adaptées, capables de répondre aux besoins des échanges en groupe. Caméras à 180° avec zoom automatique sur l’intervenant, écrans performants, systèmes audio de qualité ou encore outils de tableau blanc hybrides améliorent considérablement l’expérience des visioconférences au sein des équipes hybrides. Les cabines téléphoniques insonorisées comme HUUS One offrent également une solution idéale pour les appels individuels : elles permettent de téléphoner sans déranger ses collègues et sans monopoliser inutilement une salle de réunion.
Le bureau évolue ainsi d’un simple lieu de travail vers un véritable espace de rencontre et de collaboration. Les équipes s’y retrouvent pour brainstormer, élaborer des stratégies et renforcer les échanges, tandis que le travail de concentration peut être réalisé à domicile. Cette transformation implique très probablement davantage d’espaces de réunion et moins de postes de travail fixes.
Avec le desk sharing, la disparition des bureaux attitrés et la multiplication du travail à domicile ou en déplacement, les ordinateurs fixes cèdent progressivement leur place aux ordinateurs portables. Le travail hybride influence donc également les besoins en équipement technologique.
Culture d’entreprise : facteur décisif et objectif de l’aménagement
Le travail hybride peut prendre de nombreuses formes. Les entreprises peuvent, par exemple, combiner des collaborateurs travaillant à distance avec d’autres présents exclusivement au bureau. Elles peuvent également instaurer des jours de présence communs pour l’ensemble des équipes ou laisser à chacun la liberté de choisir le nombre de jours de télétravail par semaine — voire de décider de manière spontanée.
Le choix du modèle de travail hybride qu’une entreprise souhaite adopter est une décision stratégique. Il ne s’agit pas uniquement de répondre aux attentes des collaborateurs, même si leur implication dans ce processus reste essentielle. Un facteur très important est la culture d’entreprise, qui doit se refléter dans l’espace de travail hybride.
Si la flexibilité fait partie des valeurs fondamentales de l’entreprise, cela peut se traduire par une liberté totale de choix pour les équipes. À l’inverse, si l’objectif est de favoriser une culture fondée sur le sentiment d’appartenance et les échanges en personne, le bureau doit être conçu en conséquence et offrir de réelles raisons de s’y retrouver.
La place de marché en ligne dédiée aux artistes Etsy offre de très bons exemples de locaux qui reflètent la mission et les valeurs de l’entreprise. Les bureaux, élégants et chaleureux, disposent de nombreux espaces communs conviviaux, décorés de matériel de bricolage et où sont exposés des articles fabriqués par des vendeurs Etsy.
Les entreprises devraient définir les objectifs de leurs espaces de bureau et élaborer un concept. La transition vers le travail hybride est une grande opportunité de repenser la fonction du bureau et de choisir un aménagement adapté à tous.
Évaluer l’occupation et adapter l’aménagement des espaces
Une fois la philosophie du bureau clairement définie, viennent les étapes pratiques liées à l’aménagement concret des espaces. La première question à se poser est de savoir combien de jours, en moyenne, les collaborateurs passeront au bureau. S’il n’existe pas de directive précise de l’employeur, il peut être utile de réaliser un sondage afin de mieux comprendre les attentes et préférences des équipes. Sur cette base, il devient possible d’estimer le taux d’occupation et, par conséquent, le nombre de postes de travail nécessaires. Celui-ci sera naturellement plus élevé avec quatre jours de présence hebdomadaire qu’avec seulement deux.
Pour l’organisation du quotidien, il existe globalement deux approches : des règles fixes ou une planification intelligente. Dans la première option, l’entreprise établit un planning définissant qui vient au bureau et à quel moment. Les équipes doivent s’y conformer et ne peuvent échanger leurs créneaux avec leurs collègues que dans des cas exceptionnels. Cette solution reste toutefois relativement rigide et correspond peu à la flexibilité du monde du travail moderne, où les collaborateurs disposent d’une plus grande autonomie.
Des solutions logicielles pour une occupation sur mesure
La seconde approche permet aux collaborateurs de décider plus spontanément quand ils souhaitent venir au bureau. Les postes de travail et salles de réunion sont alors réservés numériquement. Pour de très petites équipes, un simple calendrier partagé ou un tableau en ligne peut suffire. Mais à partir d’une dizaine de collaborateurs, cette méthode devient vite difficile à gérer.
Les équipes plus importantes peuvent alors s’appuyer sur des logiciels spécialisés pour la réservation des postes de travail et des salles de réunion. Grâce à ces outils, chacun peut voir immédiatement si un bureau est encore disponible à la date souhaitée et réserver sa place. Cela permet également aux équipes de se regrouper dans une même zone lorsque cela est nécessaire. Si aucun poste ou aucune salle n’est libre, il suffit de choisir un autre jour.
Comme l’explique Julius Urban, cofondateur et CEO de Pult:
« Le rôle du bureau a changé : pour la plupart des collaborateurs, il est avant tout devenu un lieu de collaboration et de rencontre, plutôt qu’un espace destiné à travailler de 9h à 17h. Grâce à un logiciel, l’équipe peut voir qui est présent au bureau et qui travaille à distance. Cela facilite la décision de savoir s’il vaut la peine de se déplacer au bureau un jour donné. »
Rester flexible grâce à des solutions modulaires
Pour le nombre de bureaux, l’enquête sur l’occupation peut servir de base. Mais qu’en est-il des salles de conférence ? Là aussi, les entreprises peuvent interroger leurs collaborateurs et analyser la fréquence actuelle des réunions. Il est souvent difficile de prévoir combien de réunions en présentiel auront réellement lieu après la transition vers le bureau hybride.
Le mieux est donc que les entreprises conservent une certaine flexibilité. Par exemple, des portes coulissantes peuvent transformer une grande pièce en plusieurs espaces. Et pour de courts brainstormings avec peu de personnes, un coin salon ou une table haute peut aussi convenir. Il peut également y avoir une cour ou une terrasse sur le toit qui, si besoin et par beau temps, peut devenir un lieu de rendez-vous.
Les cabines de réunion et de téléphone offrent de très bonnes possibilités d’utiliser de manière optimale les zones inutilisées. Elles peuvent être montées ou déplacées facilement si un autre emplacement est plus pertinent. On obtient ainsi rapidement une alternative économique à une salle de conférence. Le nombre de cabines téléphoniques dont une entreprise a besoin dépend bien sûr du volume d’appels. Pour notre cabine individuelle HUUS One, nous recommandons un ratio de une cabine pour dix collaborateurs.
Flexibilité pour assurer l’avenir
Lorsque la flexibilité devient une valeur centrale, l’évaluation continue et l’optimisation régulière deviennent des facteurs clés de réussite. Cela peut, par exemple, se traduire par des enquêtes régulières auprès des équipes (mensuelles, trimestrielles ou annuelles) ou par l’analyse de l’utilisation des bureaux via un logiciel dédié. Cela permet d’adapter les espaces aux besoins changeants des équipes. L’outil met en évidence les jours de la semaine ou les périodes du mois particulièrement chargés et peut servir de base pour ajuster encore plus précisément l’aménagement des bureaux aux besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs. Julius Urban explique :« Les logiciels peuvent aider les entreprises à mieux comprendre leurs espaces de bureaux et leur taux d’occupation. Ils permettent ainsi de tirer rapidement des conclusions sur l’intérêt d’agrandir ou, au contraire, de réduire ces espaces. »
Justina Clemens, fondatrice de HUUS, ajoute :
« Après la pandémie, nous devons repenser le bureau. Le travail hybride deviendra une réalité dans de nombreuses entreprises. Il offre de nombreuses opportunités de placer la satisfaction des collaborateurs au centre des priorités tout en utilisant les espaces de manière plus efficace. La flexibilité est la clé : un bureau flexible est un bureau tourné vers l’avenir. Nous devrons continuellement expérimenter et réévaluer afin de trouver la meilleure solution face aux besoins du moment. L’espace doit être aussi modulaire et flexible que possible. »