Viele Unternehmen stellen ihren Mitarbeitern künftig die Wahl des Arbeitsorts frei, sie führen also Hybrid Work ein. Für die Raumplanung bringt das aber einige Herausforderungen mit sich: Wer sitzt wann an welchem Platz? Sind immer genug Tische für alle da? Und gibt es ausreichend Raum für konzentriertes Arbeiten oder Videokonferenzen? Es braucht also ein flexibles Bürokonzept und effiziente Planung, um das Büro der Zukunft zu gestalten und erfolgreich zu nutzen.
Hybrides Arbeiten als Zukunftsmodell
Hybrid Work scheint unausweichlich, wenn man einer Studie von Microsoft glauben möchte. Für den “2021 Work Trend Index” hat das Unternehmen über 31.000 Arbeitnehmer und Selbstständige in 31 Ländern befragt und herausgefunden: 73 Prozent wünschen sich dauerhaft die Möglichkeit, flexibel auch remote arbeiten zu können. Gleichzeitig wollen aber auch 67 Prozent nach der Pandemie wieder mehr persönlichen Kontakt und direkte Zusammenarbeit mit ihren Kollegen. Es überrascht also nicht, dass 66 Prozent der befragten Führungskräfte erklären, ihr Unternehmen ziehe eine Umstellung der Büroräume auf hybrides Arbeiten in Erwägung.
Dieses Modell bringt erhebliche Vorteile mit sich. Zufriedenheit und Produktivität der Mitarbeiter können steigen, denn die Möglichkeit, remote zu arbeiten, verbessert häufig die Work-Life-Balance. Unternehmen können durch ein flexibles Bürokonzept auf kleinerem Raum Miet- und Energiekosten sparen. Ein hybrider Arbeitsplatz rückt außerdem die Mitarbeiter in den Fokus. Er bietet ihnen flexible Arbeitsplätze, die genau auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind: offene Bereiche für Kommunikation, schalldichte Kabinen für konzentriertes Arbeiten und kollaborative Räume, in denen sich Teams treffen und gemeinsam an ihren Projekten arbeiten können.
Hybrid Work: Mehr Kollaboration und Technik
Es ist klar, dass hybrides Arbeiten sich kaum im alten Raumkonzept umsetzen lässt. Wer daran festhält, sieht sich mit Reihen von leeren Schreibtischen konfrontiert, während gleichzeitig die Meetingräume nicht ausreichen und Kollegen Videocalls auf dem Gang machen, um niemanden zu stören. Hybrid Work bedeutet oft ein Remote-First-Modell, damit alle Mitarbeiter unabhängig von ihrem aktuellen Arbeitsort involviert sind.
Dadurch steigt die Zahl der Videokonferenzen deutlich an. Während der Pandemie konnte die Videokonferenzsoftware Zoom einen Anstieg der Meeting-Teilnehmer um 2.900 Prozent verzeichnen. Das Unternehmen steigerte seinen Umsatz im Jahr 2020 um 317 Prozent im Vergleich zum Vorjahr. Einer Untersuchung von Fortune Business Insights zufolge wird der globale Videokonferenzmarkt in den nächsten Jahren erheblich wachsen und bis 2028 einen Umsatz von 12,99 Milliarden US-Dollar erreichen.
Um dieser Entwicklung hin zu hybrider Kommunikation zu begegnen, brauchen Meetingräume die entsprechende technische Ausstattung, um auch in größeren Gruppen Calls durchführen zu können. 180-Grad-Kameras mit automatischem Zoom auf die sprechende Person, geeignete Monitore und Audio-Ausstattung und vielleicht sogar hybride Whiteboard-Tools sorgen für eine bessere Erfahrung bei Videocalls in hybriden Teams. Schalldichte Telefonboxen wie HUUS One sind ideale Lösungen für Einzelpersonen, sodass sie mit ihren Telefonaten keine Kollegen stören und keine wertvollen Meetingräume dafür blockieren müssen.
Das Büro wandelt sich vom allgemeinen Arbeitsort zu einem Raum für Begegnung und Kollaboration. Teams verabreden sich für Brainstormings und Strategieentwicklung im Office, erledigen die konzentrierte Vorbereitung aber zu Hause. Sehr wahrscheinlich werden dadurch mehr Meetingräume und weniger Arbeitsplätze nötig.
Wenn Desk Sharing herrscht, es keine festen Schreibtische mehr gibt und außerdem Mitarbeiter oft von zu Hause aus oder unterwegs arbeiten, bedeutet das aber auch: Feste PCs gehören der Vergangenheit an, stattdessen müssen Laptops her. Hybrides Arbeiten hat also auch Einfluss auf die Hardware-Anforderungen.
Unternehmenskultur: Entscheidender Faktor und Ziel der Raumplanung
Hybrides Arbeiten kann ein breites Spektrum an Möglichkeiten bedeuten. Unternehmen können zum Beispiel eine Mischung aus Remote-Mitarbeitern, und solchen, die nur im Büro arbeiten, beschäftigen. Sie können aber auch feste Bürotage für alle Teams festlegen oder den Mitarbeitern die freie Wahl lassen, an wie vielen Tagen in der Woche sie von zu Hause aus arbeiten wollen - und sie sogar spontan darüber entscheiden lassen.
Die Entscheidung über das hybride Arbeitsmodell, das ein Unternehmen nutzen möchte, ist eine sehr grundlegende. Dabei geht es nicht nur um die Wünsche der Mitarbeiter, auch wenn diese in den Prozess einbezogen werden sollten. Ein sehr wichtiger Faktor ist die Unternehmenskultur, die sich im hybriden Arbeitsraum widerspiegeln sollte.
Wenn Flexibilität einer der wichtigsten Werte ist, könnte das eine völlige Wahlfreiheit für die Teams bedeuten. Möchte ein Unternehmen hingegen eine Kultur schaffen, die auf Zugehörigkeit und persönlichem Kontakt basiert, sollte das Büro entsprechend gestaltet sein und die Mitarbeiter sollten einen Anreiz haben, sich dort persönlich zu treffen. Der Künstler-Online-Marktplatz Etsy bietet großartige Beispiele für Räumlichkeiten, die die Mission und die Werte des Unternehmens widerspiegeln. Die stilvollen und gemütlichen Büros verfügen über viele entspannte Gemeinschaftsräume, die mit Bastelmaterial dekoriert sind und in denen von Etsy-Verkäufern hergestellte Artikel ausgestellt werden.
Unternehmen sollten die Ziele für ihre Büroräume definieren und ein Konzept erstellen. Der Wandel hin zum hybriden Arbeiten ist eine große Chance, den Zweck des Büros zu überdenken und eine für alle passende Einrichtung zu wählen.
Auslastung ermitteln und Raumplanung anpassen
Wenn die Philosophie des Büros klar ist, folgen praktische Schritte, die sich auf die konkrete Raumplanung beziehen. Am Anfang steht die Frage, wie viele Tage die Mitarbeiter durchschnittlich im Büro verbringen werden. Wenn es keine Vorgabe des Arbeitgebers gibt, ist eine Umfrage sinnvoll, die die Wünsche der Belegschaft zeigt. Basierend darauf lässt sich bereits die ungefähre Auslastung und damit der Bedarf an Arbeitsplätzen ermitteln. Der ist bei vier Bürotagen pro Woche natürlich höher als bei zwei.
Für die Ausgestaltung im Alltag gibt es grob gesagt zwei Möglichkeiten: feste Vorgaben oder intelligente Planung. Bei der ersten Variante erstellt das Unternehmen einen Plan, wer wann ins Büro kommt. An diesen müssen sich die Teams halten und können nur in Ausnahmefällen mit Kollegen tauschen. Diese Option ist aber eher starr und passt nicht zur Flexibilität der neuen Arbeitswelt mit selbstbestimmten Mitarbeitern.
Software-Lösungen für passgenaue Belegung
Bei der zweiten Möglichkeit können Mitarbeiter relativ spontan entscheiden, wann sie ins Büro kommen wollen. Arbeitsplätze und Meetingräume werden digital gebucht. Sehr kleine Teams kommen hier wahrscheinlich auch ohne ein spezialisiertes Tool aus und können zum Beispiel einen Online-Kalender oder eine Tabelle nutzen. Ab etwa zehn Mitarbeitern wird das aber zu unübersichtlich.
Größere Teams können eine spezialisierte Software für die Buchung von Arbeitsplätzen und Meetingräumen verwenden. Im Tool sehen die Mitarbeiter direkt, ob am gewünschten Tag noch ein Schreibtisch frei ist, und reservieren sich den Platz. Bei Bedarf können sich so auch Teams in einem bestimmten Bereich zusammenfinden. Wenn kein Platz oder Konferenzraum mehr frei ist, muss eben ein anderer Tag gewählt werden.
Julius Urban ist Co-Founder und CEO von Pult, einem Tool für die Koordination des hybriden Arbeitsplatzes. Er erklärt: “Der Zweck des Büros hat sich geändert, es wird von den meisten Mitarbeiter*innen primär als Anlaufstelle für Kollaboration und Zusammenkommen genutzt, nicht um 9-to-5 dort zu arbeiten. Durch eine Software kann das Team sehen, wer im Büro ist und wer remote arbeitet. So lässt sich einfacher entscheiden, ob sich der Weg ins Büro an einem Tag lohnt oder nicht.”
Mit modularen Lösungen flexibel bleiben
Bei der Zahl der Schreibtische kann die Umfrage zur Auslastung als Basis dienen. Aber wie sieht es mit Konferenzräumen aus? Auch hier können Firmen ihre Mitarbeiter fragen und die bisherige Meeting-Frequenz analysieren. Oft lässt sich aber schwer voraussagen, wie viele persönliche Meetings nach der Umstellung zum Hybrid Workplace tatsächlich stattfinden werden.
Am besten bewahren Unternehmen sich also eine gewisse Flexibilität. Zum Beispiel können Schiebetüren aus einem großen Raum mehrere machen. Und für kurze Brainstormings mit wenigen Personen bietet sich auch eine Sitzecke oder ein Stehtisch an. Möglicherweise gibt es auch einen Hof oder eine Dachterrasse, die bei Bedarf und gutem Wetter zum Treffpunkt werden kann.
Meeting- und Telefonboxen bieten sehr gute Möglichkeiten, ungenutzte Bereiche optimal einzusetzen. Sie lassen sich einfach aufbauen oder auch verschieben, wenn sie an einer anderen Stelle sinnvoller sind. So ist schnell eine kostengünstige Alternative zu einem Konferenzraum geschaffen. Wie viele Telefonboxen ein Unternehmen braucht, hängt natürlich von der Menge der Calls ab. Wir empfehlen für unsere Einzelbox HUUS One ein Verhältnis von einer Box für zehn Mitarbeiter.
Flexibilität für Zukunftsfähigkeit
Mit Flexibilität als einem zentralen Wert werden andauernde Evaluation und Optimierung zu wichtigen Erfolgsfaktoren. Das kann zum Beispiel bedeuten, regelmäßige Umfragen mit den Teams zu machen (monatlich, vierteljährlich oder jährlich) oder mit einer Software die Nutzung des Büros auszuwerten. So lässt sie sich an die wechselnden Bedürfnisse der Teams anpassen. Das Tool zeigt besonders intensive Wochentage oder Monatsphasen und kann als Basis dienen, um die Raumplanung im Büro noch besser an die Bedürfnisse des Unternehmens und der Mitarbeiter anzupassen. Julius Urban erklärt: “Software kann Unternehmen helfen, ihre Bürofläche(n) und deren Auslastung zu verstehen. So sind schnell Rückschlüsse möglich, ob es beispielsweise sinnvoll ist, diese zu erweitern oder zu reduzieren.”
HUUS-Gründerin Justina Clemens sagt: “Nach der Pandemie müssen wir das Büro neu denken. Der Hybrid Workplace wird in vielen Unternehmen zur Realität werden. Er bietet viele Möglichkeiten, die Mitarbeiterzufriedenheit in den Fokus zu rücken und gleichzeitig Räume effizienter zu nutzen. Flexibilität ist dabei der Schlüssel: Ein flexibles Büro ist ein zukunftsfähiges Büro. Wir werden immer wieder ausprobieren und evaluieren müssen, um die beste Lösung für die aktuellen Anforderungen zu finden. Der Raum sollte so modular und flexibel wie möglich sein.”